Sistem pengolahan data dalam organisasi tidak
hanya harus berlangsung dengan tingkat efisiensi dan efektivitas yang setinggi
mungkin, akan tetapi juga harus sedemikian rupa sehingga sistem tersebut
benar-benar mampu memberikan dukungan yang diperlukan dan memang diharapkan.
Dengan perkataan lain, hasil pengolahan data, yaitu informasi, bermutu tinggi
serta sesuai dengan kebutuhan organisasi baik untuk kepentingan sekarang maupun
untuk kepentingan di masa depan.
1. AUDIT
ORGANISASI SATUAN KERJA PENGOLAHAN DATA
Dalam banyak
organisasi, manajer menjadi salah seorang anggota tim manajemen puncak.
Terdapat paling sedikit tiga alasan yang sangat kuat mengapa demikian halnya.
Pertama : Satuan kerja pengolah data perlu diberi
“status terhormat” dan berada pada eselon organisasi yang tinggi. Status
demikian perlu karena diakui atau tidak, di kalangan manajemen adakalanya
terdapat pandangan yang mengatakan bahwa hanya satuan kerja pelaksana tugas
pokoklah yang “pantas” diperlakukan sebagai Strategic
Business Unit —SBU— karena peranannya selaku profit centers, sedangkan satuan-satuan kerja pelaksana tugas
pendukung —termasuk satuan pengolah data— tidak, karena tidak memberikan
kontribusi langsung kepada perolehan laba atau keuntungan.
Kedua : Manajer tertinggi dalam lingkungan satuan
kerja pengolah data mutlak perlu mengetahui berbagai keputusan strategis yang
diambil oleh manajemen puncak memahami latar belakang keputusan tersebut,
bahkan diharapkan turut berperan dalam mengambil keputusan tersebut. Dengan
demikian, manajer satuan pengolah data mengetahui langkah-langkah tindak lanjut
apa yang akan ditempuh oleh para manajer yang lebih rendah sebagai rincian dan
operasionalisasi keputusan strategis tersebut. Dengan demikian, manajer satuan
kerja pengolah data dengan cepat dan tepat dapat mengidentifikasi data yang
perlu dikumpulkan dan diolah menjadi informasi.
Ketiga : Dengan statusnya yang tinggi dan pengetahuan
tentang implikasi berbagai keputusan yang diambil, para pimpinan berbagai
komponen dan satuan kerja dalam lingkungan organisasi akan bersikap terbuka,
artinya bersedia memberikan berbagai data yang diperlukan untuk diolah.
Audit
manajemen pengolahan data dimaksudkan untuk meneliti dan mempelajari
konfigurasi organisasional tersebut. Sasaran utamanya adalah untuk memperoleh
bahan yang akurat dan faktual tentang tepat tidaknya struktur organisasi satuan
kerja pengolahan data tersebut. Dasar pemikirannya di sini ialah bahwa dengan
struktur organisasi yang tepat, satuan kerja tersebut akan mampu menjalankan
fungsinya, yaitu memberikan dukungan informasi kepada semua pihak dalam
organisasi. Artinya, dengan penggunaan struktur organisasi yang tepat, satuan
kerja pengolahan data akan mampu bekerja dengan tingkat efisiensi, efektivitas,
dan produktivitas yang setinggi mungkin. Agar sasaran efisiensi, efektivitas,
dan produktivitas kerja tersebut dapat dicapai, audit manajemen pengolahan data
harus pula memahami struktur organisasi perusahaan sebagai keseluruhan termasuk
stratifikasi atau jenjang pengambilan keputusan yang harus didukung oleh satuan
kerja pengolahan data.
2. AUDIT PROSES
PENGOLAHAN DATA
·
Pengumpulan
Data
·
Analisis
Data
·
Penyimpanan
informasi
·
Penelurusan
A. Pengumpulan
Data
Kegiatan pengumpulan data sesungguhnya
bermula dari identifikasi kebutuhan informasi dalam lingkungan dan seluruh
jajaran organisasi. Telah dirnaklumj bahwa data merupakan bahan mentah atau
bahan baku yang diolah lebih lanjut sehingga bentuknya berubah menjadi
informasi. Unit pengolahan data hanya mampu menghasilkan informasi yang bermutu
tinggi dan sesuai dengan kebutuhan organisasi apabila data yang dikumpulkan dan
diolah juga tinggi mutunya. Oleh karena itu, segala upaya harus ditempuh untuk
menjamin bahwa data yang terkumpul untuk diolah memang bermutu tinggi.
Pengalaman dan kenyataan menunjukkan bahwa
sumber data yang dapat digarap dapat bersifat internal, akan tetapi sangat
mungkin juga bersifat eksternal.
Sumber Data
Internal. Secara
sederhana dapat dikatakan bahwa secara internal, semua komponen organisasi —
dalam arti berbagai satuan kerja dan bidang-bidang fungsional— dapat menjadi
sumber data. Suatu hal yang sangat penting disadari oleh pengolah data dan
sumber data internal ialah bahwa hubungan yang harus dibina antara kedua belah
pihak bersifat simbiosis mutualis. Artinya, sumber data harus terbuka terhadap
para pengolah data dan dengan demikian bersedia memberikan data yang
dirnintanya untuk diolah lebih lanjut.
Sumber Data
Eksternal. Dapat
dipastikan bahwa suatu organisasi memerlukan aneka ragam data dari
sumber-sumber eksternal. Pemilikan berbagai data tersebut sangat penting karena
dapat mencerminkan situasi lingkungan yang dihadapi oleh perusahaan yang pada
umumnya tidak berada pada posisi statis melainkan dinamis dan bahkan “cair”.
Karena keanekaragaman data yang diperlukan, sumbernya pun pasti banyak.
Contoh-contoh
data yang perlu dikumpulkan dan diidentifikasi sumbernya adalah sebagai berikut.
1)
Data di
bidang politik dan berbagai kebijaksanaan pemerintah, termasuk di bidang
ekonomi, industri, dan perdagangan, dapat diperoleh dari berbagai instansi
pemerintah yang secara fungsional bertanggung jawab untuk bidang-bidang
tersebut.
2)
Data di bidang
ekonomi, seperti arah perkembangan industni, neraca perdagangan, situasi pasar
untuk produk tertentu, kondisi persaingan — baik domestik, regional maupun
global— dapat diperoleh dari berbagai sumber, antara lain kamar dagang dan
industri, asosiasi perusahaan sejenis dan lembaga penelitian di lingkungan
perguruan tinggi.
3)
Data tentang
pasar modal, jurnlah uang yang beredar, tingkat pertumbuhan ekonomi nasional,
tingkat dan laju inflasi, dan data-data di bidang keuangan lainnya dapat
diperoleh dari bank sentral, bursa efek, berbagai lembaga keuangan, instansi
yang menangani statistik penekonomian nasional, dan perguruan tinggi.
4)
Data di
bidang permodalan yang sumbernya adalah lembaga keuangan dan perbankan,
diperlukan oleh organisasi karena sangat mungkin organisasi, khususnya
organisasi bisnis akan mencari modal tambahan baik untuk kepentingan investasi
maupun untuk kepentingan operasional.
5)
Data di
bidang ketenagakerjaan dengan berbagai aspeknya, seperti tingkat pengangguran,
kondisi pasaran kerja, tingkat-tingkat upah dan gaji berbagai kategori pekerja,
komposisi tenaga kerja — termasuk wanita karier dan anak-anak — dapat diperoleh
dari berbagai sumber seperti departemen yang menangani ketenagakerjaan secara
nasional, kamar dagang dan industri, serikat pekerja, dan asosiasi perusahaan
sejenis.
6)
Data lain
yang pasti diperlukan menyangkut bahan mentah atau bahan baku dapat diperoleh
dari para pemasok, baik yang sudah menjadi mitra kerja perusahaan maupun yang
belum tetapi berpotensi menjadi pemasok bahan yang diperlukan.
7)
Data yang
tidak kurang pentingnya untuk dimiliki oleh suatu penusahaan adalah data
tentang konsumen, pelanggan atau pengguna produk perusahaan yang bersangkutan.
Kenyataan menunjukkan bahwa selalu terjadi perubahan perilaku konsumen atau
pelanggan atau nasabah. Perubahan itu dipenganuhi oleb berbagai faktor, seperti
tingkat pendidikan, peningkatan kesejahteraan, peningkatan penghasilan, karena
tensedianya produk lain sejenis yang dipandang lebih baik.
Audit manajemen pengolahan data harus bisa mengungkapkan
situasi yang sebenarnya dalam arti apakah semua sumber yang seharusnya digarap
telah digarap dengan baik atau tidak. Jika tidak, penting untuk
mengidentifikasi faktor-faktor penyebabnya dan memberikan saran kepada
manajemen tentang cara-cara yang mungkin ditempuh untuk mengatasinya.
B. Analisis
Data
Kegiatan analisis data dimaksudkan untuk
mengubah data menjadi informasi yang “siap pakai” bagi orang lain dalam
organisasi atau perusahaan. Dalam hal ini ada tiga hal penting yang perlu
mendapat perhatian.
Pertama : Informasi — yang dapat mengambil berbagai
bentuk seperti fakta yang dinyatakan secara tertulis, angka-angka, bagan,
grafik, dan gambar — harus memiliki ciri-ciri kemutakhiran, kelengkapan,
keandalan, akurasi, dan dapat dipercaya. Informasi haruslah faktual sehingga
tidak bisa lagi diinterpretasikan oleh seseorang secara subjektif.
Kedua : Para analis data perlu mengetahui siapa
yang akan menjadi pengguna informasi yang dihasilkan itu. Hal ini sangat
penting karena informasi yang sama sangat mungkin digunakan oleh berbagai
satuan kerja dalam organisasi.
Ketiga : Ada informasi yang diperlukan oleh
pihak-pihak tertentu dalam organisasi sebagai bahan yang karena pertimbangan
tertentu masih memerlukan pengolahan atau analisis lebih lanjut.
Audit atas analisis data bertujuan untuk
mengetahui apakah informasi yang dihasilkan memenuhi kebutuhan berbagai pihak
yang memerlukannya atau tidak.
C. Penyimpanan
Informasi
1)
Keamanan
Informasi
Yang dimaksud dengan keamanan informasi ialah
menjaga agar informasi yang dihasilkan terhindar dari (a) berbagai kemungkinan
kerusakan —misalnya karena bahaya kebakaran dan kebanjiran — karena tempat
penyimpanan yang tidak tepat, dan (b) kemungkinan dicurii oleh orang atau pihak
yang sebenarnya tidak berhak memiliki informasi tersebut.
2)
Kerahasiaan
Informasi
Berkaitan erat dengan keamanan informasi
ialah kerahasiaannya. Semua organisasi memiliki informasi yang dipandang
bersifat “rahasia”. Informasi tentang hasil penelitian dan pengembangan,
informasi tentang desain produk, informasi tentang volume produksi, informasi
penjualan, dan informasi keuangan adalah beberapa di antaranya. Segala upaya
harus dilakukan untuk menjamin bahwa informasi tersebut tidak jatuh ke tangan
orang atau pihak yang tidak berhak.
3)
Biaya
Penyimpanan Inforniasi
Mengenai biaya penyimpanan informasi, faktor
efisiensi harus diperhatikan mengingat perusahaan —terutama yang besar—
memiliki banyak informasi yang terakumulasi berbarengan dengan perjalanan
waktu, baik sebagai “produk” kegiatan menjalankan roda organisasi maupun yang
disengaja dikumpulkan untuk kepentingan organisasi di masa depan.
Audit atas penyimpanan informasi bertujuan
untuk memilih teknologi tepat guna dalam rangka menghemat biaya penyimpanan.
4)
Akses kepada
Informasi
Berbicara tentang akses kepada informasi,
pada dasarnya berbicara tentang dua hal. Pertama : Setiap orang yang berhak
dan perlu mengakses informasi harus dapat melakukannya dengan mudah dan dalam
waktu yang singkat. Kedua : Sistem mengakses informasi harus pula mengandung
jaminan bahwa informasi tidak mungkin atau sangat sulit diakses oleh mereka
yang tidak berhak.
Audit atas keamanan kerahasiaan informasi
bertujuan untuk meyakinkan bahwa sistem pengamanan dan pemeliharaan rahasia
organisasi atau perusahaan benar-benar dapat diandalkan. Jika ditemukan
kelemahan, auditor harus pula mampu memberikan saran-saran untuk mengatasinya.
3. AUDIT
PERANGKAT KERAS
Audit perangkat keras bertujuan untuk
menjamin bahwa :
a.
Konfigurasi
perangkat keras yang dimiliki perusahaan sesuai dengan kebutuhan informasi,
baik untuk kepentingan rutin maupun nonrutin
b.
Aspek
psikologis penggunaan teknologi informasi diperhitungkan dengan matang,
khususnya aspek pemberian kesempatan pada para manajer eselon bawahan untuk
berpartisipasi aktif dalam pengambilan keputusan
c.
Perusahaan
telah mempertimbangkan kenyataan bahwa usia satu “generasi” perangkat keras
relatif makin pendek
d.
Pengoperasian
perangkat keras tersebut didukung oleh para pekerja otak (brainware) yang
memenuhi kualifikasi yang diperlukan sehingga benar-benar mampu memberikan
dukungan informasi yang diperlukan oleh berbagai komponen perusahaan
e.
Biaya
pengadaan dan pemeliharaannya sudah merupakan beban yang paling ringan sehingga
tidak sulit bagi perusahaan untuk memikulnya.
4. AUDIT
PERANGKAT LUNAK
Perangkat
lunak merupakan salah satu objek audit manajemen pengolahan data. Tujuannya
ialah untuk menemukan fakta tentang apakah perangkat lunak yang digunakan sudah
merupakan perangkat yang paling tepat atau tidak, dan apakah penggunaannya
sudah benar-benar untuk memenuhi kebutuhan informasi perusahaan. Selain itu,
penting pula diketahui apakah perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan
diciptakan sendiri secara intern, ataukah diperoleh dengan jalan membelinya
dari pihak lain atau vendor tertentu.
Jika
perangkat lunak itu dibeli dari pihak lain atau dan vendor, norma-norma moral
dan etika menuntut agar pihak lain atau vendor tersebut adalah perusahaan yang
bonafide dan tidak menjual sebuah produk bajakan. Memang benar bahwa produk
bajakan mempunyai kemampuan yang sama dengan aslinya dan harganya pun jauh
lebih murah. Akan tetapi pembajaknya melanggar “hak cipta” (intellectual property rights) dari
pemiliknya yang sah dan dengan demikian merupakan tindakan yang tidak etis
apabila perusahaan tertentu membeli dan menggunakan hasil bajakan tersebut.
Audit harus
mampu menemukan fakta tentang hal ini dan apabila terjadi, menyarankan kepada
manajemen puncak agar hal tersebut tidak terulang lagi.
5. AUDIT
PEKERJA OTAK (BRAINWARE)
Secanggih
apapun perangkat keras yang tersedia, semutakhir apa pun perangkat lunak yang
ada dan kebutuhan akan informasi apa pun yang timbul dan harus dipenuhi, pada
analisis terakhir semuanya tergantung pada unsur manusianya.
Segala upaya
harus ditempuh untuk menjamin tersedianya pekerja otak yang memenuhi
persyaratan pengetahuan, keterampilan, kepribadian, sikap, dan perilaku yang
sesuai dengan tuntutan semua komponen perusahaan yang harus dilayani dan
didukungnya.
Diharapkan
pekerja otak :
a.
Memiliki
motivasi yang tinggi untuk memberikan kontribusi maksimal kepada perusahaan
b.
Menampilkan
sikap yang positif terhadap perusahaan
c.
Bersedia
membuat koinitmen yang besar, keberhasilan perusahaan mencapai tujuan dan
berbagai sasarannya
d.
Bersedia
memikul tanggung jawab yang besar yang
kesemuanya akan mengejawantah dalam efisiensi, efektivitas, dan produktivitas
kerja yang tinggi.
Audit manajemen pengolahan data dalam bidang
ini bertujuan untuk mengungkapkan fakta tentang kebijaksanaan dan praktek
perusahaan tentang perlakuan yang diberikannya kepada pekerja otak tersebut.
Banyak jenis teknik audit yang dapat digunakan untuk mengungkapkan fakta-fakta
tersebut seperti wawancara, kuesioner, penelitian dokumen perusahaan, dan
sebagainya. Dengan asumsi bahwa penyelenggara audit adalah tenaga profesional
yang menguasai bidangnya, mereka akan dapat menentukan teknik audit apa yang
paling tepat digunakan. Yang jelas ialah bahwa temuannya disampaikan kepada
manajemen puncak, kepada manajer sumber daya manusia, dan kepada para pekerja
otak yang bersangkutan, baik untuk perbaikan apabila diperlukan, maupun demi
peningkatan kinerja para pekerja otak tersebut di masa yang akan datang. 
